(Viết tắt: VLSPHH – Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hóa)
Đặc điểm:
- Một VLSPHH có thể 1 hoặc nhiều đơn vị tính. Giữa các đơn vị tính có hệ số quy đổi theo từng VLSPHH. Trong đó sẽ có 1 ĐVT là đơn vị tính cơ sở(hệ số quy đổi là 1:1)
- Khi nhập, xuất VLSPHH thì có thể nhập, xuất theo các ĐVT khác nhau. Việc này sẽ phải xử lý quy đổi tự động về ĐVT cơ sở
- Khi lên báo cáo kho (chi tiết, tổng hợp) thì tùy theo tiêu thức lựa chọn lên báo cáo theo đơn vị tính cơ sở và đơn vị tính quy đổi…
Cách xử lý trên Excel thông thường:
- Tạo các Sheets danh mục: ĐVT, VLSPHH và hệ số quy đổi
- Tạo Sheets cập nhật số liệu: Tùy theo tư duy người dùng sẽ tạo 1 hay nhiều sheets để phản ánh các nghiệp vụ: Số dư đầu kỳ, Nhập, Xuất. Trong các Sheets nhập liệu sẽ phải dùng các kỹ thuật như: Hàm Excel, Data Validation, VBA để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, đặc biệt là phần đơn vị tính. Ví dụ: 1 mặt hàng khai báo có 3 đơn vị tính là Kg, Tấm, Cuộn thì không được sử dụng đơn vị tính là Chiếc.
- Tạo các Sheets báo cáo như Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Sổ chi tiết kho, Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn thông qua sử dụng các hàm Excel.
* Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, phát sinh ít và ít mã hàng
* Nhược điểm: Sử dụng rất nhiều hàm Excel, Phải tạo nhiều cột phụ, bảng phụ nên dễ gây ra sai sót, khó kiểm tra và đặc biệt sẽ đẩy dung lượng của file Excel lên rất lớn, chậm file và gây nguy hiểm cho số liệu, mất dữ liệu. Sử dụng hình thức này thì file Excel sẽ không dùng chung cho nhiều người được
Cách xử lý Excel – Công cụ Add-in A-Tools:
- Tạo các Sheets danh mục
- Tạo Sheets nhập liệu: Nên để chung thành 1 Sheets Data và phản ánh các nghiệp vụ thông qua mã giao dịch. Sử dụng công cụ Add-in A-Tools để tạo Names động – Kiểm soát tính hợp lệ của số liệu
- Tạo các Sheets báo cáo kho thông qua việc ứng dụng hàm BS_SQL của Add-in A-Tools. Hàm BS_SQL sẽ hỗ trợ người dùng lên 1 báo cáo chỉ bằng 1 công thức
* Ưu điểm: Không phải tạo thêm cột phụ, bảng phụ, sử dụng ít hàm và đặc biệt các hàm đều được tối ưu về dạng text thông qua kỹ thuật của Add-in A-Tools nên sẽ tối ưu được dung lượng và tốc độ. Và đặc biệt, khi sử dụng hình thức này thì file excel chia sẽ được cho nhiều người dùng chung trong cùng một thời điểm thông qua ứng dụng Chia sẻ file Excel qua mạng và phân quyền truy cập của Add-in A-Tools theo cơ chế Clients/Servers
* Nhược điểm: Mất chi phí đầu tư bản quyền A-Tools, nếu các doanh nghiệp quy mô nhỏ thì có thể tận dụng A-Tools Free. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp quy mô rất lớn (có đến hàng nghìn, hàng chục nghìn mã VLSPHH) thì vẫn vấp phải dung lượng lớn của file Excel, bật file Excel lên sẽ chậm
Cách xử lý phần mềm:
- Phần mềm có các danh mục: Nhóm, Loại, VLSPHH, DVT, KHO, Hệ số quy đổi
- Phần nhập liệu: Thực hiện quy đổi tự động theo hệ số khai báo trên các màn hình nhập chứng từ
- Khi lên báo cáo thì sẽ có các tiêu thức lựa chọn theo đơn vị tính, nhóm, loại, mã hàng, kho…Và tất nhiên người dùng không phải dùng hàm, tạo hàm nữa rồi vì phần mềm thực hiện lên báo cáo tự động
* Ưu điểm: Có tính tự động hóa cao trong việc tính toán, chuẩn hóa quy trình nhập liệu và theo dõi, lưu trữ số liệu lớn
* Nhược điểm: Mất phí đầu tư bản quyền phần mềm, phải phụ thuộc theo tư duy thiết kế của nhà cung cấp phần mềm. Phần này thì người dùng sẽ phải xác định tìm phần mềm hoặc nhà cung cấp có giải pháp đáp ứng được yêu cầu - cân đối chi phí hợp lý và phần mềm có tính động để người dùng có khả năng tùy biến, khai thác hiệu quả hơn
• Giải pháp BS Silver
+ Theo dõi hàng hóa vật tư theo: Lô, hạn sử dụng, đa đơn vị tính, quy cách, thuộc tính, nhóm, loại, tồn tối thiểu, tối đa, kho, vị trí, nhà sản xuất, mã vạch (barcode), hình ảnh,…
+ Theo dõi nhập xuất theo quy trình đầy đủ từ: Lệnh nhập xuất, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, hàng trả lại, dịch vụ và theo các đối tượng, nhóm đối tượng
+ Tự động tính toán hàng cần mua
+ Khả năng lưu trữ số liệu lớn, tính toán nhanh, tối ưu hóa dữ liệu, phân quyền chi tiết từng thao tác
…
Chi tiết xem tại: Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver
0 nhận xét:
Đăng nhận xét