Lọc danh sách duy nhất bằng 1 công thức

Trong bài viết trước mình đã giới thiệu cho các bạn 2 cách lọc danh sách duy nhất là: sử dụng hàm BS_SQL với từ khóa DISTINCT (bản Free giới hạn 100 dòng báo cáo) và dùng chức năng REMOVE DUPTICATES trong Excel (sẽ xóa dữ liệu trùng, để lại giá trị duy nhất). 

Hôm nay mình xin giới thiệu 1 hàm để lọc danh sách duy nhất trong phần mềm A-Tools Free không giới hạn số dòng, công thức ngắn gọn, dễ hiểu. Đó là hàm BS_UNIQUE() trọng bộ hàm Free của A-Tools. Với hàm BS_Unique, các bạn chỉ cần gõ hàm, đưa vào vùng dữ liệu và nhấn Enter thì công thức sẽ tự động chạy và lấy ra 1 vùng danh sách duy nhất của vùng dữ liệu.

Giả sử ta có 1 bài toán như sau: Giả sử chúng ta có 1 danh sách các mã hàng trùng lặp từ HH001 -> HH006 trong vùng A4:A50, yêu cầu bài toán là lọc ra danh sách duy nhất của các mã hàng trong vùng trên.

Các bạn chỉ cần cài đặt phần mềm Add-in A-Tools Free và làm theo các bước sau:

Link download phần mềm A-Tools Free: Download. Sau khi tải về các bạn đóng tất cả Excel và cài đặt như các phần mềm thông thường khác, sau khi các bạn cài đặt xong thì sẽ có menu A-Tools trên Excel, tiếp theo các bạn làm như sau:

Bước 1: Đặt chuột vào ô đầu tiên cần trả về kết quả, vào menu A-Tools trên thanh công cụ Excel, các bạn chọn vào "Hàm mở rộng" -> chọn tới hàm "BS_Unique".

Add-In A-Tools - Tạo báo cáo động, chia sẻ Excel qua mạng LAN, Internet nhiều người dùng chung

Bước 2: Tại RangeOrArray các  bạn chọn vùng dữ liệu cần lọc danh sách duy nhất (bài toán ở đây là A4:A50), trong phần SortType là phương pháp lọc tăng dần hay giảm dần, nếu là không điền gì (ngầm đình là 1-> tăng dần), điền 0 là giảm dần. Option là tham số chính thứ 2, có thể đặt tên vùng, chèn dòng,...(không có cũng không ảnh hưởng).

Sau đó các bạn nhấn Enter để nhận kết quả.

Các bạn tải file vi dụ tại đây: Link download

Để tìm hiểu thêm nhiều chức năng trong A-Tools Free, các bạn tìm hiểu thêm tại đây: Link phần mềm

Các khóa đào tạo Excel & VBA từ cơ bản đến nâng cao

Trung tâm đào tạo thực hành Bluesofts cung cấp các chương trình đào tạo uy tín, chất lượng cao liên quan đến các lĩnh vực Kế toán, Excel từ cơ bản đến nâng cao. Với đội ngũ các giảng viên, chuyên gia hàng đầu có kinh nghiệm thực tế lâu năm với các vị trí như Kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng, Giám đốc doanh nghiệp, chúng tôi cam kết đem đến cho các học viên những kiến thức bổ ích và thực tế từ cơ bản đến nâng cao bằng những phương pháp đào tạo tiên tiến, dễ hiểu, chỉ dẫn trực tiếp và tận tình.

Bluesofts tự hào là doanh nghiệp cung cấp các phần mềm và đào tạo Excel chất lượng tốt nhất cho các doanh nghiệp!

(*) Khóa đào tạo lập trình VBA trong Excel căn bản: http://bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaovbacoban.html
(*) Kháo Tạo báo cáo động trong Microsoft Excel và Add-in A-Tools: http://bluesofts.net/daotaothuchanh/dao-tao-ky-thuat-tao-bao-cao-dong-trong-microsoft-excel-va-add-in-a-tools.html
(*) Các khóa đào tạo Excel & VBA từ cơ bản đến nâng cao: http://www.bluesofts.net/daotaothuchanh/trung-tam-dao-tao-thuc-hanh-bluesofts.html

Thủ tục tính chiết khấu, tiền hàng và phải trả bằng VBA

Trong Excel, để giải quyết 1 bảng tính bằng công thức excel thuần túy, việc file năng, tốc độ xử lý chậm trong mỗi lần cập nhật công thức là chuyển thường xuyên của nhân viên văn phòng. Vì thế mà Microsofts đã tạo ra ngôn ngữ lập trình trên Excel, chỉ việc click vào 1 nút thì toàn bộ dữ liệu được cập nhật, không hề có công thức excel trong bảng tinh. 

Ví dụ ta có bài toán như sau: Tính tiền hàng, chiết khấu 10% và phải trả các mặt hàng nếu tỉnh là "Hà Nội", để giải bài toán trên ta làm theo các bước sau:

Bước 1: Các bạn vào môi trường lập trình của Excel (phím tắt ALT+F11), tạo một module và copy code dưới đây vào trong module đấy:

Sub ChietKhau()

    Dim I As Long

    For I = 5 To 14

        Cells(I, 7).Value = Cells(I, 6).Value * Cells(I, 5).Value

        Cells(I, 8).Value = 0

        If Cells(I, 3).Value = "Ha Noi" Then

            Cells(I, 8).Value = Cells(I, 7).Value * 0.1

        End If

        Cells(I, 9).Value = Cells(I, 7).Value - Cells(I, 8).Value

    Next I

End Sub

 

Bước 2: Tạo nút bấm: Sau khi các bạn copy xong code, các bạn trở về môi trường bảng tính, vào menu Developer -> Insert -> chọn vào Button.

Sau khi click vào Button-> các bạn đặt chuột vào 1 vị trí trong bảng tính, giữ chuột trái và kéo một vùng vừa đủ nút bấm theo mong muốn của bạn. Sẽ hiển thị ra bảng thông báo Assign Macro, bạn chọn vào macro cần gán -> chọn vào OK.

Khi gán xong macro, bạn đổi tên nút bấm theo yêu cầu bài toán.

Bước 3: Bạn click chuột ra ngoài nút bấm, và click chuột trái lại lên nút bấm đề nhận kết quả.

Để xem đầy đủ nội dung khóa đào tạo VBA cơ bản, các bạn tham khảo ở link đây: Link khóa học.

Các bạn vào đây tải file ví dụ: DOWNLOAD

Quản lý vật tư, hàng hóa theo vị trí

(Viết tắt: VLSPHH – Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hóa)

Đặc điểm:

-          - Trong thực tế tại 1 kho, tại 1 nhà máy, xưởng sản xuất hoặc thậm trí tại 1 cửa hàng sản phẩm thường sắp xếp hàng hóa theo khu vực, vị trí đặt hàng để dễ dàng cho việc phân loại, kiểm soát

-          - Việc lưu trữ theo khu vực, vị trí (dãy, kệ, gian) giúp công việc lấy hàng phục vụ nhập - xuất, kiểm kê hàng hóa được dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và hạn chế việc nhầm lẫn, sai xót và mất mát hàng hóa

Ứng dụng quản lý kho theo vị trí trên Giải pháp phần mềm BS Silver

Thực hiện thiết lập trong tham số hệ thống: Tích chọn phần khai báo theo dõi theo vị trí đặt hàng. Khi đó trên màn hình nhập chứng từ, khai báo tồn đầu kỳ sẽ có thêm trường Vị trí đặt hàng khai báo và nhập dữ liệu

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

Khai báo danh mục vị trí đặt hàng: Danh mục vị trí đặt hàng có thể khai báo trực tiếp từ màn hình cập nhật số liệu (nhập số dư và nhập chứng từ phát sinh)

Trên màn hình khai báo số dư đầu kỳ sẽ thêm trường nhập vị trí: Thông tin này giúp thể hiện rõ tồn đầu kỳ tại kho, vị trí nào của từng mã hàng. Việc nhập đầu kỳ thì chỉ phải nhập duy nhất 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Từ những năm sau thì phần mềm BS Silver sẽ chuyển tự động số dư cuối năm này sang đầu năm sau.

Và chứng từ nhập kho, xuất kho (nội bộ, điều chuyển và mua bán) thì sẽ có thêm trường vị trí: Người dùng hoặc người quản trị có thể thiết lập tùy chọn cho phép ẩn, hiện trường thông tin vị trí trên màn hình nhập chứng từ (các trường thông tin khác cũng có thể khai báo cho phép ẩn/hiện hoặc cho phép chỉ đọc hoặc thao tác trên trường thông tin đó). Ngoài ra, BS_Silver hỗ trợ kết nối với thiết bị mã vạch để chuẩn hóa và thực hiện nhanh công tác nhập xuất

Khi lên báo cáo có thể chọn chi tiết xem theo chỉ tiêu về vị trí: Các báo cáo về kho trong phần mềm BS Silver đều hỗ trợ cho phép lọc thông tin theo vị trí. Ngoài ra Bluesofts hoặc khách hàng có thể tự tạo mẫu báo cáo thể hiện trường thông tin vị trí trên màn hình báo cáo và trích xuất báo cáo

Để tìm hiểu thêm nhiều chức năng quản lý hàng hóa theo nhu cầu, các bạn tham khảo thêm trong phần mềm quản lý kho BS Silver.

Link phần mềm: http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/bs-silver-phan-mem-quan-ly-kho.html

Quy trình quản lý nhập xuất nhiều kho

(Viết tắt: VLSPHH – Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hóa)

Đặc điểm:

-  Một công ty có nhiều kho. Các kho có thể phân tán ở nhiều nơi hoặc tại 1 nơi sẽ chia thành nhiều kho nhỏ. Hoặc thực tế có 1 kho nhưng về mặt theo dõi tách ra nhiều kho để tiện theo dõi chi tiết

-  Việc thực hiện nhập xuất từ các kho sẽ thực hiện bình thường qua các phiếu nhập, phiếu xuất

-  Hàng từ các kho có thể điều chuyển cho nhau thông qua phiếu điều chuyển kho. Phiếu này sẽ thực hiện phiếu nhập của kho này và phiếu xuất của kho kia

-   Tùy theo tư duy quản lý của từng người thì sẽ tách phiếu điều chuyển kho thành 2 phiếu (nhập kho và xuất kho) hoặc gộp chung thành 1 phiếu. Tuy nhiên xét về bản chất thì vẫn là 2 nghiệp vụ.

Cách xử lý trên Excel thông thường:

-  Tạo các Sheets danh mục: ĐVT, VLSPHH, KHO

-  Tạo Sheets cập nhật số liệu: Tùy theo tư duy  người dùng sẽ tạo 1 hay nhiều sheets để phản ánh các nghiệp vụ: Số dư đầu kỳ, Nhập, Xuất. Trong các Sheets nhập liệu sẽ phải dùng các kỹ thuật như: Hàm Excel, Data Validation, VBA, Conditional Formatting.. xuất kho) hoặc gộp chung thành 1 phiếu. Tuy nhiên xét về bản chất thì vẫn là 1 phiếu

-  Tạo các Sheets báo cáo như Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Sổ chi tiết kho, Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn thông qua sử dụng các hàm Excel.

+ Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp ít mã hàng, các kho tách biệt theo dõi độc lập

+ Nhược điểm: Sử dụng rất nhiều hàm Excel, Phải tạo nhiều cột phụ, dẫn đến file Excel rất nặng, xử lý chậm và có nguy cơ mất dữ liệu cao,...

Lời khuyên: Khi sử dụng Excel cho nhiều kho thì nên tách thành nhiều file. Ứng dụng VBA hoặc kỹ thuật copy paste để gộp file khi làm báo cáo

Cách xử lý Excel – Công cụ Addin A-Tools:

-  Tạo các Sheets danh mục

-  Tạo Sheets nhập liệu: Nên để chung thành 1 Sheets Data và phản ánh các nghiệp vụ thông qua mã giao dịch. Sử dụng công cụ Addin A-Tools để tạo Names động – Kiểm soát tính hợp lệ của số liệu

-  Tạo các Sheets báo cáo kho thông qua việc ứng dụng hàm BS_SQL của Addin A-Tools. Hàm BS_SQL sẽ hỗ trợ người dùng lên 1 báo cáo chỉ bằng 1 công thức

+ Ưu điểm: Không phải tạo thêm cột phụ, bảng phụ, sử dụng ít hàm và đặc biệt các hàm đều được tối ưu về dạng text thông qua kỹ thuật của Addin A-Tools nên sẽ tối ưu được dung lượng và tốc độ. Và đặc biệt, khi sử dụng hình thức này thì file excel thể nhiều người dùng chung cùng một lúc thông qua ứng dụng Chia sẻ file Excel qua mạng và phân quyền truy cập của Addin A-Tools theo cơ chế Clients/Servers

 

 

+ Nhược điểm: Mất chi phí đầu tư bản quyền A-Tools, nếu các doanh nghiệp quy mô nhỏ thì có thể tận dụng A-Tools Free. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp quy mô rất lớn (có đến hàng nghìn, hàng chục nghìn mã VLSPHH) thì vẫn vấp phải dung lượng lớn của file Excel, bật file Excel lên sẽ chậm

Cách xử lý phần mềm:

- Phần mềm có các danh mục: Nhóm, Loại, VLSPHH, DVT, KHO, Lô

- Phần nhập liệu: Chọn nhập, xuất từ 1 hoặc nhiều kho. Chứng từ có các loại giao dịch Nhập kho, xuất kho và điều chuyển kho

- Khi lên báo cáo thì sẽ có các tiêu thức lựa chọn theo nhóm, loại, mã hàng, kho …

+ Ưu điểm: Có tính tự động hóa cao trong việc tính toán, chuẩn hóa quy trình nhập liệu và theo dõi, lưu trữ số liệu lớn

+ Nhược điểm: Mất phí đầu tư bản quyền phần mềm, phải phụ thuộc theo tư duy thiết kế của nhà cung cấp phần mềm. Phần này thì người dùng sẽ phải xác định tìm phần mềm hoặc nhà cung cấp có giải pháp đáp ứng được yêu cầu - cân đối chi phí hợp lý và phần mềm có tính động để người dùng có khả năng tùy biến, khai thác hiệu quả hơn

· Giải pháp BS Silver

 

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

 

-> Theo dõi hàng hóa vật tư theo: Lô, hạn dùng, đa đơn vị tính, quy cách, thuộc tính, nhóm, loại, tồn tối thiểu, tối đa, kho, vị trí, nhà sản xuất, mã vạch (barcode), hình ảnh, vụ việc...

-> Theo dõi nhập xuất theo quy trình đầy đủ từ: Lệnh nhập xuất, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, hàng trả lại, dịch vụ và theo các đối tượng, nhóm đối tượng, ...

-> Tự động tính toán hàng cần mua

-> Khả năng lưu trữ số liệu lớn, tính toán nhanh, tối ưu hóa dữ liệu, phân quyền chi tiết từng thao tác

…

Chi tiết xem tại: http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/bs-silver-phan-mem-quan-ly-kho.html

Một số màn hình thao tác và báo cáo trên BS_SILVER xử lý nhiều kho.

 

 

Trường hợp các kho phân tán ở nhiều điểm cách xa nhau thì có thể kết nối về máy chủ qua Internet

 

 

Cho phép tạo nhiều kho và phân quyền cho từng nhóm người dùng được sử dụng kho nào

 

 

Sử dụng phiếu Điều chuyển kho để luân chuyển hàng giữa các kho

 

 

Khi lên báo cáo có thể xem cho tất cả các kho hoặc xem cho từng kho cụ thể.

Tự viết hàm Xếp Loại trong Excel bằng VBA

Tự viết hàm Xếp Loại trong Excel bằng VBA

Với lập trình VBA, các bạn có thể tạo ra các hàm tính toán theo nhu cầu công việc của bản thân sao cho thuận lợi và phù hợp nhất.

Giả sử chúng ta có 1 bài toán như sau:

Căn cứ vào tổng điểm để xếp loại học sinh như sau

Dưới 10: Kém

Từ 10 đến 13.9: Trung bình

Từ 14 đến 16.9: Khá

Từ 17 đến 18.9: Giỏi

Ngược lại là Xuất Sắc

 

 

Để tạo ra một hàm tính tổng điểm theo những điều kiện trên, các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Các bạn vào môi trường lập trình của Excel (phím tắt ALT+F11), tạo một module và copy code dưới đây vào trong module đấy:

 

Function XepLoai(tongdiem As Double) As String

    If tongdiem < 10 Then

        XepLoai = "Kem"

    ElseIf tongdiem >= 10 And tongdiem <= 13.9 Then

        XepLoai = "Trung binh"

    ElseIf tongdiem >= 14 And tongdiem <= 16.9 Then

        XepLoai = "Kha"

    ElseIf tongdiem >= 17 And tongdiem <= 18.9 Then

        XepLoai = "Gioi"

    Else

        XepLoai = "Xuat Sac"

    End If

End Function

 

 

Bước 2: Các bạn trở về môi trường bảng tính, tại cột tổng điểm bạn gõ hàm như sau: H2=XepLoai(G2)

 

 

Sau khi gõ xong, các bạn nhấn Enter để nhận kết quả.

 

 

Bước 3: Tiếp theo các bạn copy công thức cho các ô còn lại để nhận két quả.

 

 

Với Excel thuần túy, để giải quyết các bài toán như trên, chúng ta phải gõ nguyên đầy đủ cả công thức, khi gửi công thức cho người khác, nhiều người sẽ bị rối.  Vậy chúng ta nên tự tạo ra một bộ hàm riêng để xử lý công việc của chúng ta. Các nhân viên chỉ việc gõ tên hàm và các đối số là đã có những bản báo cáo, số liệu chính xác mà nhìn vào sẽ rất ngắn gọn, dễ hiểu.
File ví dụ: bluesofts.net/Baiviet/Laptrinh/VB_VBA/phong/hamxeploai/ham xep loai.xlsm
Để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức về VBA cơ bản, các bạn tham khảo thêm tại khóa đào tạo VBA cơ bản của công ty.
Link khóa học: http://bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaovbacoban.html

Tự viết hàm tính tổng điểm có điều kiện bằng VBA

Với lập trình VBA, các bạn có thể tạo ra các hàm tính toán theo nhu cầu công việc của bản thân sao cho thuận lợi và phù hợp nhất.

Giả sử chúng ta có 1 bài toán như sau:

Yêu cầu:  Tính tổng điểm với điều kiện như sau:

  Tổng điểm = Toán + Tin

  Nếu đạo đức là A thì tổng điểm sẽ được cộng thêm 1

  Nếu đạo đức là B thì tổng điểm sẽ được cộng thêm 0.5

  Nếu đạo đức là D thì tổng điểm sẽ được trừ đi 1

  Còn lại thì giữ nguyên tổng điểm

Để tạo ra một hàm tính tổng điểm theo những điều kiện trên, các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Các bạn vào môi trường lập trình của Excel (phím tắt ALT+F11), tạo một module và copy code dưới đây vào trong module đấy:

Function TinhTongDiem(toan As Double, tin As Double, DD As String) As Double

    If DD = "A" Then

        TinhTongDiem = toan + tin + 1

    ElseIf DD = "B" Then

        TinhTongDiem = toan + tin + 0.5

    ElseIf DD = "D" Then

        TinhTongDiem = toan + tin - 1

    Else

        TinhTongDiem = toan + tin

    End If

End Function

Bước 2: Các bạn trở về môi trường bảng tính, tại cột tổng điểm bạn gõ hàm như sau: G2=TinhTongDiem(D2,E2,F2)

Sau khi gõ xong, các bạn nhấn Enter để nhận kết quả.

Bước 3: Tiếp theo các bạn copy công thức cho các ô còn lại để nhận két quả.

Với Excel thuần túy, để giải quyết các bài toán như trên, chúng ta phải gõ nguyên đầy đủ cả công thức, khi gửi công thức cho người khác, nhiều người sẽ bị rối.  Vậy chúng ta nên tự tạo ra một bộ hàm riêng để xử lý công việc của chúng ta. Các nhân viên chỉ việc gõ tên hàm và các đối số là đã có những bản báo cáo, số liệu chính xác mà nhìn vào sẽ rất ngắn gọn, dễ hiểu.
File ví dụ: http://www.mediafire.com/file/8on9x4p335c9xqu/bai+toan+tong+diem.xlsm
Để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức về VBA cơ bản, các bạn tham khảo thêm tại khóa đào tạo VBA cơ bản của công ty.
Link khóa học: http://bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaovbacoban.html

TẠI SAO CẦN HỌC VBA TRONG EXCEL?

Học VBA trong Excel giúp bạn tạo ra những Macro - Mã lệnh để tự động tổng hợp, định dạng, tạo báo cáo chỉ bằng cú nhấp chuột như trong các phần mềm mà không phải thủ công lập công thức Excel. Học lớp VBA cơ bản học viên tự tạo thêm được các hàm-Function mà Excel chưa có, tăng tốc độ tính toán, làm báo cáo nhanh. Dù bạn đã biết làm công thức Excel tốt, chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên với khóa đào tạo VBA trong Excel của Bluesofts.

XEM VÀ ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC VBA TRONG EXCEL: 
http://www.bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaovbacoban.html

Lọc ra danh sách tên sheet trong file vào một cột trong bảng tính

Trong thực tế, những người sử dụng Excel mà sử dụng nhiều sheet để nhập số liệu. Việc thống kê tất cả tên sheet bằng các hàm excel thông thường là một việc rất khó khăn. Vậy mình xin chia sẽ cho các bạn thủ tục hiển thị danh sách tên sheet trong một file bất kỳ vào một cột trong bảng tính một cách đơn giản nhất. 

Giả sử chúng ta có một file Excel gồm các sheet sau: Bluesofts.net1, Bluesofts.net2, Bluesofts.net3, Bluesofts.net4, Bluesofts.net5, Bluesofts.net6. Yêu cầu bài toán là lọc ra tên tất cả các sheet vào một cột bất kỳ trong 1 sheet.

Để giải bài toán trên, các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Các bạn vào môi trường lập trình (nhấn phím tắt Alt+F11) , rồi bạn vào menu Insert -> chọn vào module để insert module, sau khi tạo xong module, các bạn copy code dưới đây vào trong module:

Sub LayTenSheet()

   Dim Sh As Worksheet

   Dim I As Long

   'Duyet tung sheet trong sheets, ghi ten sheet ra cot A

   For Each Sh In Application.ThisWorkbook.Sheets

      I = I + 1

      Cells(I, 1).Value = Sh.Name

   Next

End Sub

Bước 2: Các bạn vào môi trường bảng tính, vào Menu Developer --> chọn Insert --> Button (Form Control) (Trường hợp trên thanh Menu chưa có thẻ Developer thì thực hiện như sau: File --> Options --> Customize Ribbon rồi tích chọn vào ô Developer và nhấn OK)

Sau khi chọn vào Button, các bạn đặt chuột vào 1 ví trí mà bạn muốn tạo nút bấm, giữ chuột trái và kéo một vùng đủ rộng của nút bấm,rồi thả chuột sẽ hiện ra bảng Assign Macro. Chọn tên Macro "LayTenSheet" rồi click chuột trái vào OK. 

Bước 3: Sau khi Assign xong Macro thì bạn click chuột phải vào nút bấm vừa tạo và sửa tên theo ý của bạn, sau khi sữa tên xong, các bạn click chuột ra bên ngoài bảng tính.

Bước 4: Tiếp theo các bạn click chuột trái vào nút bấm để nhận kết quả.

Tính ứng dụng của chức năng này: Trong môi trường doanh nghiệp file excel sẽ có rất nhiều sheets, việc sử dụng công thức giữa các sheets hoặc nhớ các tên sheets gặp nhiều khó khăn, đồng thời file excel có thể chia sẻ cho nhiều người sử dụng. Do đó, chức năng này sẽ giúp người dùng kiểm soát và sử dụng file excel hiệu quả hơn.

Ngoài ra, khi tạo ra file excel tự động bằng công thức hoặc bằng VBA thì người dùng sẽ thường ẩn sheets tự động để không tác động vào tên, cấu trúc các sheets trong file excel. Tính năng này sẽ trở nên hữu ích cho người dùng để tạo các thêm các công thức từ các sheets bị ẩn theo cấu trúc ten_sheet!. Ví dụ: =Sum(Bluesofts.net2!$B$5:$B$200).

Link tải file: bluesofts.net/Baiviet/Laptrinh/VB_VBA/phong/loctensheet/loctensheet.xlsm

Đăng ký học: Link đăng ký học.

Quy trình quản lý kho Vật liệu – Sản phẩm – Hàng hóa – Đa đơn vị tính

(Viết tắt: VLSPHH – Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hóa)

Đặc điểm:

- Một VLSPHH có thể 1 hoặc nhiều đơn vị tính. Giữa các đơn vị tính có hệ số quy đổi theo từng VLSPHH. Trong đó sẽ có 1 ĐVT là đơn vị tính cơ sở(hệ số quy đổi là 1:1)

- Khi nhập, xuất VLSPHH thì có thể nhập, xuất theo các ĐVT khác nhau. Việc này sẽ phải xử lý quy đổi tự động về ĐVT cơ sở

- Khi lên báo cáo kho (chi tiết, tổng hợp) thì tùy theo tiêu thức lựa chọn lên báo cáo theo đơn vị tính cơ sở và đơn vị tính quy đổi…

Cách xử lý trên Excel thông thường:

- Tạo các Sheets danh mục: ĐVT, VLSPHH và hệ số quy đổi

- Tạo Sheets cập nhật số liệu: Tùy theo tư duy  người dùng sẽ tạo 1 hay nhiều sheets để phản ánh các nghiệp vụ: Số dư đầu kỳ, Nhập, Xuất. Trong các Sheets nhập liệu sẽ phải dùng các kỹ thuật như: Hàm Excel, Data Validation, VBA để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, đặc biệt là phần đơn vị tính. Ví dụ: 1 mặt hàng khai báo có 3 đơn vị tính là Kg, Tấm, Cuộn thì không được sử dụng đơn vị tính là Chiếc.

- Tạo các Sheets báo cáo như Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Sổ chi tiết kho, Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn thông qua sử dụng các hàm Excel.

* Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, phát sinh ít và ít mã hàng

* Nhược điểm: Sử dụng rất nhiều hàm Excel, Phải tạo nhiều cột phụ, bảng phụ nên dễ gây ra sai sót, khó kiểm tra và đặc biệt sẽ đẩy dung lượng của file Excel lên rất lớn, chậm file và gây nguy hiểm cho số liệu, mất dữ liệu. Sử dụng hình thức này thì file Excel sẽ không dùng chung cho nhiều người được

Cách xử lý Excel – Công cụ Add-in  A-Tools:

- Tạo các Sheets danh mục

- Tạo Sheets nhập liệu: Nên để chung thành 1 Sheets Data và phản ánh các nghiệp vụ thông qua mã giao dịch. Sử dụng công cụ Add-in A-Tools để tạo Names động – Kiểm soát tính hợp lệ của số liệu

- Tạo các Sheets báo cáo kho thông qua việc ứng dụng hàm BS_SQL của Add-in A-Tools. Hàm BS_SQL sẽ hỗ trợ người dùng lên 1 báo cáo chỉ bằng 1 công thức

* Ưu điểm: Không phải tạo thêm cột phụ, bảng phụ, sử dụng ít hàm và đặc biệt các hàm đều được tối ưu về dạng text thông qua kỹ thuật của Add-in  A-Tools nên sẽ tối ưu được dung lượng và tốc độ. Và đặc biệt, khi sử dụng hình thức này thì file excel chia sẽ được cho nhiều người dùng chung trong cùng một thời điểm thông qua ứng dụng Chia sẻ file Excel qua mạng và phân quyền truy cập của Add-in  A-Tools theo cơ chế Clients/Servers

 

* Nhược điểm: Mất chi phí đầu tư bản quyền A-Tools, nếu các doanh nghiệp quy mô nhỏ thì có thể tận dụng A-Tools Free. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp quy mô rất lớn (có đến hàng nghìn, hàng chục nghìn mã VLSPHH) thì vẫn vấp phải dung lượng lớn của file Excel, bật file Excel lên sẽ chậm

Cách xử lý phần mềm:

- Phần mềm có các danh mục: Nhóm, Loại, VLSPHH, DVT, KHO, Hệ số quy đổi

- Phần nhập liệu: Thực hiện quy đổi tự động theo hệ số khai báo trên các màn hình nhập chứng từ

- Khi lên báo cáo thì sẽ có các tiêu thức lựa chọn theo đơn vị tính, nhóm, loại, mã hàng, kho…Và tất nhiên người dùng không phải dùng hàm, tạo hàm nữa rồi vì phần mềm thực hiện lên báo cáo tự động

* Ưu điểm: Có tính tự động hóa cao trong việc tính toán, chuẩn hóa quy trình nhập liệu và theo dõi, lưu trữ số liệu lớn

* Nhược điểm: Mất phí đầu tư bản quyền phần mềm, phải phụ thuộc theo tư duy thiết kế của nhà cung cấp phần mềm. Phần này thì người dùng sẽ phải xác định tìm phần mềm hoặc nhà cung cấp có giải pháp đáp ứng được yêu cầu - cân đối chi phí hợp lý và phần mềm có tính động để người dùng có khả năng tùy biến, khai thác hiệu quả hơn

• Giải pháp BS Silver

 

 

+ Theo dõi hàng hóa vật tư theo: Lô, hạn sử dụng, đa đơn vị tính, quy cách, thuộc tính, nhóm, loại, tồn tối thiểu, tối đa, kho, vị trí, nhà sản xuất, mã vạch (barcode), hình ảnh,…

+ Theo dõi nhập xuất theo quy trình đầy đủ từ: Lệnh nhập xuất, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, hàng trả lại, dịch vụ và theo các đối tượng, nhóm đối tượng

+ Tự động tính toán hàng cần mua

+ Khả năng lưu trữ số liệu lớn, tính toán nhanh, tối ưu hóa dữ liệu, phân quyền chi tiết từng thao tác

…

Chi tiết xem tại: Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver