|
CÁC HÀM THỜI GIAN CƠ BẢN – CÁCH DÙNG VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DỄ HIỂU NHẤT
Add-in A-Tools – Tổng hợp các tính năng chính
Giúp người dùng dễ dàng tìm hiểu và có cái nhìn trực quan hơn về các chức năng trong Add-in A-Tools phục vụ ứng dụng trong công việc…
Chia sẻ file Excel qua mạng LAN, INTERNET cho nhiều người cùng truy cập
Phân quyền chi tiết khi chia sẻ qua mạng LAN, INTERNET
Lập báo cáo động, báo cáo truy vấn, báo cáo quản trị tùy biến theo người dùng
   |
Bài 1 - Hướng dẫn Tạo báo cáo động trong Excel và Add-in A-Tools
1. Add-in A-Tools trong Excel là gì?
2. Tại sao dùng Add-in A-Tools làm báo cáo trong Excel nhanh và linh hoạt nhất?
3. Download và cài đặt Add-in A-Tools
3. Lọc dữ liệu bằng SQL Builder trong Add-in A-Tools
4. Dùng hàm BS_SQL để lọc dữ liệu
5. Tạo báo cáo động trong Excel bằng BS_SQL – Dạng đơn giản
Download các file ví dụ thực hiện trong video này: http://bluesofts.net/Products/daotao/excel/excelatools/bai1-data.zip
Add-in A-Tools cung cấp giải pháp tạo báo cáo động trong Excel rất mạnh và dễ dàng. Chỉ cần học một hàm duy nhất là BS_SQL với sáu từ khóa SELECT, FROM, WHERE, GROUP BY, HAVING, ORDER BY bạn sẽ làm chủ công cụ này trong việc tạo báo cáo động.
Phương pháp tạo báo cáo trong Excel bằng Add-in A-Tools là hoàn toàn mới với thế giới người dùng Excel, được tạo theo tư duy mới, không dùng các hàm, các thủ thuật của Excel trước đây vì tính phức tạp, nhiều hạn chế như tốc độ chậm, không linh hoạt.
Làm chủ công nghệ Add-in A-Tools sớm bạn sẽ sớm đạt hiệu quả cũng như cơ hội trong công việc!
Các bạn tham khảo khóa học "Tạo báo cáo động trong Microsoft Excel và Add-in A-Tools" của Bluesofts Tại đây
Lập báo cáo chi tiết từng mặt hàng trong khoảng thời gian bất kỳ
Trong video trước, mình đã hướng dẫn cho các bạn lập báo cáo trong khoảng thời gian. Bài toán hôm nay mình sẽ hướng dẫn lập báo cáo chi tiết của từng mã hàng trong một khoảng thời gian bất kỳ. Dữ liệu sẽ thay đổi và cập nhật theo ba điều kiện là từ ngày, đến ngày và mã hàng. Mỗi lần thay đổi điều kiện từ ngày, đến ngày, các bạn chỉ cần nhấn CTRL+SHIFT+D để cập nhật báo cáo.
Để tải cài đặt và tìm hiểu các chức năng của phần mềm tại các link dưới đây:
Download Add-in A-Tools tại đây
Hướng dẫn cài đặt phần mềm Add-in A-Tools tại đây
Hướng dẫn nhập liệu và tìm kiếm nâng cao trong Excel tại đây
Hướng dẫn tạo báo cáo động bằng 1 công thức trên Excel tại đây
...
Chuyển số sang văn bản trong Excel chỉ bằng click chuột
Hướng dẫn chuyển giá trị kiểu số sang văn bản chỉ bằng click chuột là một tính năng phụ trong phần mềm Add-in A-Tools. Người dùng chỉ việc cài đặt phần mềm Add-in A-Tools, sau đó bôi đen vùng giá trị kiểu con số mà muốn chuyển sang văn bản. Vào menu A-Tools và bằng 1 click chuột vào "Số-Văn bản" thì toàn bộ dữ liệu bôi đen sẽ được chuyển sang văn bản.
(*) Download Add-in A-Tools tại đây:
(*) In liên tục trong Excel...
(*) Lọc dữ liệu trong khoảng thời gian
...
Hướng dẫn tạo và sử dụng Table trong Excel
Trong Excel, việc sử dụng name trong Excel là công việc không thể thiếu của các chuyên gia khi thiết kế file Excel để quản trị, làm báo cáo, ... Thông thường, người dùng thường đặt name cố định hoặc rộng hơn phạm vi vùng dữ liệu, việc làm này sẽ làm ảnh hưởng tới dung lượng và dữ liệu trong file. Trong khi đó, Excel đã có một ứng dụng name động mà rất ít người dùng biết đến đó là Table. Mà name của table này chỉ bao quanh vùng dữ liệu, khi nhập thêm dữ liệu thì table tự động mở rộng bao gồm cả vùng dữ liệu vừa nhập.
Cách tạo table và ý nghĩa từng nút lệnh trong table.
Bước 1: Tạo Table: Bôi đen vùng dữ liệu bao gồm cả tiêu đề -> vào menu Insert -> Table (phím tắt là CTRL+ T)
Bước 2: Khi các bạn chọn vào Table -> khi đó sẽ hiển thị bảng Create Table::
Where is the data for your table? (dữ liệu cho bảng của bạn ở đâu?): Vùng dữ liệu để bạn đưa vào table
My table has headers (bảng dữ liệu có tiêu điều ): Nếu tích vào đây là bảng dữ liệu sẽ hiển thị tiêu đề
Bước 3: Khi các bạn chọn vào OK thì có bảng dữ liệu như sau:
Ở đây các bạn cần chú ý các chức năng như sau:
+ Propties:
- Table name: Tên bảng bao quanh vùng dữ liệu
- Resize table: Thay đổi độ rộng vùng dữ liệu của table
+ Tools:
- Sumarize with PivotTable: Dùng PivotTable để để tông hợp dữ liệu
- Remove Duplicates: Xóa vùng dữ liệu trùng lặp, lọc ra danh sách duy nhất
- Convert to Range: Chuyển bảng dữ liệu về dữ liệu thông thường (xóa Table)
+ Extemal table Data
- Export: Xuất dữ liệu ra ngoài
- Refresh: Cập nhật lại vùng dữ liệu
+ Table stytle Options
- Header Row: Ẩn/hiện tiêu đề của bảng.
- Total Row: Ẩn/hiện hàng tính tổng ở cuối bảng.
- First Column: Hiển thị định dạng đặc biệt cho cột đầu tiên của bảng.
- Last Column: Hiển thị định dạng đặc biệt cho cột cuối cùng của bảng.
+ Table style: Chọn kiểu hiển thị của bảng dữ liệu
Để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức bổ ích, các bạn tìm hiểu thêm tại khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty cổ phần Bluesofts.
Xem đầy đủ nội dung khóa học tại đây: http://bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaoexcelnangcao.html
Lọc dữ liệu theo thời gian chỉ trong vòng 2 phút
Hướng dẫn dùng 1 công thức để lọc dữ liệu trong khoảng thời gian bất ký chỉ trong vòng 2 phút. Khi thay đổi điều kiện thời gian, chỉ cần đặt chuột vào vùng công thức bấm vào cập nhật hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+A thì dữ liệu sẽ tự động cập nhật. Để sử dụng công thức, các bạn cần cài đặt phần mềm Add-in A-Tools.
Để tải cài đặt và tìm hiểu các chức năng của phần mềm tại các link dưới đây:
Download Add-in A-Tools tại đây
Hướng dẫn cài đặt phần mềm Add-in A-Tools tại đây
Hướng dẫn nhập liệu và tìm kiếm nâng cao trong Excel tại đây
Hướng dẫn tạo báo cáo động bằng 1 công thức trên Excel tại đây
...
5 bước tạo báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn trong Excel và Add-in A-Tools chỉ bằng kéo thả chuột
Bài viết này chia sẻ đến các bạn phương pháp làm báo cáo Nhập Xuất Tồn trong Microsofts Excel đơn giản, dễ dàng, không cần sử dụng các công thức Excel, ngay cả các bạn mới làm quen với Excel và trình độ Excel cơ bản cũng có thể áp dụng để tự làm báo cáo động linh loạt, nhanh chóng.
Video hướng dẫn thực hiện:
(*) Giả sử ta có một file Excel gồm có 2 sheet :
- Sheet 1 là danh mục hàng (DM VLSPHH) gồm các thông tin về đặc điểm của hàng hóa.
- Sheet 2 là kho (KHO) gồm bảng dữ liệu về nhập xuất kho.
- Chúng ta tiến hành xây dựng bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn.
Trong đó: Mã hàng và tên hàng chúng ta lấy thông tin tại danh mục hàng, số lượng nhập lấy từ bảng kho với loại phiếu là nhập, số lượng xuất với loại phiếu là xuất.
(*) Trình tự các bước làm báo cáo tổng hợp Nhập Xuất Tồn trong Excel bằng công cụ Add-in A-Tools:
- Bước 1: Đặt tên vùng dữ liệu.
+ Tại bảng danh mục hàng, bôi đen vùng dữ liệu từ tiêu đề đến dòng cuối cùng.
+ Sau đó vào “Formulas” trên thanh công cụ A-Tools, chọn “Define Name”.
+ Tại mục “Name” gõ tên bảng định đặt, ví dụ ở đây là “DMVLSPHH”.
+ Nhấn “OK” để đóng.
Ta đặt tên tương tự cho bảng “KHO”
- Bước 2: Đóng và mở lại file Excel để cập nhật tên vùng
- Bước 3: Tính tổng hợp hàng nhập
+ Vào sheet “NHAP”, đặt con trỏ tại ô A4, vào menu “A-Tools”, chọn “SQL Builder”.
+ Từ “Table” trong (curent database), tìm tới kí hiệu bảng “KHO” và kéo sang bảng “Main”.
+ Từ bảng kho vừa kéo sang, ta tích chọn tên cột lấy ra gồm: “MA_VLSPHH”, “SLG”, “LOAI_PHIEU”
Tại thiết lập chi tiết của “SLG”, tại cột “Aggregate”, chúng ta sổ combo box xuống và chọn “Sum"
Tại thiết lập chi tiết của “MA_VLSPHH”, tích chọn “Grouping”, vì theo nguyên tắc, khi ta chọn tính tổng cho một cột nào đó, ở đây ví dụ là cột “SLG”, thì cần đặt ra tiêu chí để nhóm lại.
Tại thiết lập chi tiết của “LOAI_PHIEU”, chúng ta thiết lập loại phiếu bằng “N” tại mục “Criteria” và bỏ tích cột “Output”.
+ Sau khi thiết lập xong, ta chọn “Run Query” để chạy thử, bảng mã hàng và số lượng nhập sẽ được hiển thị, tuy nhiên, cột số lượng do chúng ta chưa dặt tên nên A-Tools tự tạo tên “Expr1001”, chúng ta đặt lại tên như sau:
Vào lại bảng “SQL Buider”.
Tại thiết lập chi tiết phía dưới, tại dòng số lượng, chúng ta tìm đến cột “Alias” và đặt lại tên, ví dụ ở đây là “N”.
+ Chúng ta nhấn “Tiếp tục”, tại bước cuối cùng này chúng ta đặt tên bảng bằng cách tích chọn “Tên bảng kết quả (Define Name)” và đặt tên bảng là “NHAP”.
+ Chọn “Thực hiện” để hiển thị kết quả.
Vậy là chỉ với thao tác đơn giản, ta đã tạo ra được bảng dữ liệu có tên “NHAP” báo cáo về hàng nhập lấy dữ liệu từ “KHO”, khi bảng dữ liệu trên tăng hay giảm mã hàng thì vùng tên luôn luôn được co giãn theo và chúng ta không phải đặt lại tên.
Bạn cũng có thể gõ trực tiếp công thức tại ô địa chỉ A4 như sau:
- Bước 4: Tính tổng hợp hàng xuất (copy từ bước 3)
Đối với báo cáo hàng xuất, các thao tác làm tương tự như đối với báo cáo hàng nhập.
Chúng ta có thể thao tác nhanh bằng cách copy công thức từ báo cáo hàng nhập.
+ Vào báo cáo hàng nhập, đặt con trỏ vào ô công thức, nhấn “Ctrl+C” hoặc chọn “Copy”, sau đó sang báo cáo hàng xuất, đặt con trỏ vào ô cần dán và chọn “Paste”.
+ Sửa lại báo cáo bằng cách đặt con trỏ tại ô công thức, chọn “SQL Builder”.
+ Tại thiết lập chi tiết, sửa dòng “SLG” thành “X” tại cột “Alias”, tiếp tục sửa dòng điều kiện “LOAI_PHIEU” thành “X” tại cột “Criteria”.
+ Nhấn “Run Query” để chạy thử.
+ Chọn “Tiếp tục”.
+ Tại bước cuối cùng, ta chọn đặt lại tên bảng kết quả là "XUAT".
+ Sau đó nhấn "Thực hiện" để hiển thị kết quả.
Chúng ta cũng có thể gõ trực tiếp công thức BS_SQL tại ô địa chỉ cần lấy ra kết quả như sau:
- Bước 5: Tạo công thức tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Bước này chính là bước dựa vào kết quả từ các bước trước.
+ Chúng ta lưu file, sau đó đóng và mở lại, vì vừa rồi chúng ta vừa tạo báo cáo nhập và báo cáo xuất, trong đó có thao tác tạo ra tên bảng, bất cứ khi nào có tạo ra tên bảng, ta đóng file Excel và mở lại để A-Tools có thể cập nhật lại.
+ Tại sheet “NHAP-XUAT-TON”, đặt con trỏ chuột tại ô A7, vào “A-Tools” trên thanh công cụ, chọn “SQL Builder”.
+ Tại “Tables”, ta chọn kéo bảng “DMVLSPHH”, “NHAP ”, "XUAT"
+ Ta kéo thả để nối các bảng với nhau, ta kéo dòng "MA_VLSPHH" bên bảng "DMVLSPHH" sang dòng "MA_VLSPHH" bên bảng "NHAP", thao tác tương tự để nối với bảng "XUAT".
+ Chúng ta tích chọn để lấy ra các cột thông tin mà chúng ta muốn hiển thị : "MA_VLSPHH", "TEN", "Dvi", "N", "X"
+ Nhấn "Run Query" để chạy thử.
+ Xây dựng thêm cột tồn, ta quay về chế độ thiết kế, tại vùng thiết lập chi tiết, ta đặt con trỏ chuột vào dòng trống tiếp theo của cột “Expression”, gõ công thức “N-X”, bản chất công thức này chính là lấy cột nhập trừ cột xuất.
+ Chọn “Tiếp tục”.
+ Bỏ tích chọn nút "Bảng kết quả gồm dòng tiêu đề”. Chọn “Thực hiện” để lấy ra kết quả.
+ Định dạng lại để bảng dữ liệu trong đẹp mắt và cân đối hơn.
Như vậy với chỉ 5 bước đơn giản thao tác kéo thả chuột của Add-in A-Tools, chúng ta đã tạo ra được báo cáo nhập xuất tồn mà không cần dùng hàm Vlookup, SumIf, If hay công thức mảng.
Tham khảo thêm khóa học "Tạo báo cáo động trong Microsoft Excel và Add-in A-Tools" là khóa học duy nhất chỉ có ở Công ty cổ phần BLUESOFTS. Khi tham gia khóa học các bạn sẽ được tìm hiểu thêm các Kỹ thuật làm báo cáo động giúp bạn tạo ra những báo cáo trích lọc nhiều điều kiện phức tạp trở nên đơn giản, tốc độ chạy nhanh hơn bất kỳ phương pháp làm hàm Excel truyền thống.
Kiểm soát lưu trữ hàng trong kho
Chính sách dự trữ hàng:
Trong doanh nghiệp, việc dự trữ và hoạch định tồn kho mang tính chất quan trọng trong quản lý. Nếu dự trữ tồn kho quá nhiều khiến nguồn lực cho các khoản khác giảm, chi phí lưu trữ tăng, tăng rủi ro trong doanh nghiệp. Ngược lại, nếu dự trữ tồn kho quá ít thì dễ xảy ra tình trạng thiếu hàng, chậm giao hàng….
Chính sách dự trữ được căn cứ vào các yếu tố sau:
- Tính mùa vụ của mặt hàng, nghành hàng
- Kế hoạch kinh doanh, tăng trưởng của công ty
- Sản phẩm thay thế, sản phẩm tương đương
- Nhu cầu, thị hiếu của thị trường đối với sản phẩm
Dự trữ hàng bao gồm 2 cận mức:
- Tồn an toàn: Tức mức quy định tồn kho tối thiểu mà trong kho phải dự trữ
- Tồn tối đa: Là mức tồn kho tối đa trong kho lưu trữ
Nghiệp vụ Dự trữ hàng trong thực tế:
Nhập kho: Khi hàng trong kho đang ở cận mức tối đa, bằng hoặc lớn hơn mức tối đa mà vẫn nhập thêm hàng (Hàng trong kho + Hàng nhập thêm >=Tồn tối đa) thì sẽ cảnh báo hoặc không cho nhập
Xuất kho: Khi hàng trong kho đang ở cận mức an toàn, bằng hoặc nhỏ hơn mức an toàn mà vẫn xuất thêm (Hàng trong kho- Hàng xuất <=Tồn an toàn) thì sẽ cảnh báo hoặc không cho nhập
*Tồn an toàn mức 0 và xuất âm: Trong nhiều tình huống, mặt hàng không khai báo tồn an toàn thì tồn an toàn được hiểu là 0. Khi đó nếu xuất quá thì sẽ trở thành xuất âm (xuất âm có xảy ra trong thực tế với một số trường hợp như: Hàng đang đi trên đường, kiểm kê kho sai…)
Ứng dụng BS Silver trong kiểm soát hàng dữ trữ:
Khai báo Tồn an toàn, tồn tối đa cho từng mã VLSPHH trong danh mục:
Tính năng thiết lập khai báo “Cho phép xuất âm” hay không:
Phần danh mục hàng hóa (List danh sách) có chức năng hiển thị tồn kho tức thời, tồn kho an toàn, cho phép xem tổng số mặt hàng khai báo, tổng số mã hàng còn tồn kho và đặc biệt là báo đỏ mã hàng khi tồn kho dưới an toàn
Khi nhập chứng từ thì BS Silver sẽ cảnh báo người dùng khi xuất dưới mức an toàn, xuất âm (theo thiết lập)
Khi xem báo cáo sẽ có thêm cột Tồn kho an toàn để người dùng dễ so sánh, đánh giá và lên kế hoạch cho dự trữ và quản lý kho:
Để tham khảo chi tiết hơn về tính năng và trải nghiệm sử dụng Giải pháp phần mềm quản lý kho - sản xuất BS Silver xin vui lòng truy cập Tại Đây