Hướng dẫn khắc phục những vấn đề khi sử dụng A-Tools

+ Hướng dẫn khắc phục lỗi ẩn menu A-Tools

Vào File -> Option -> Add –Ins -> Nhìn xuống dưới chỗ Manager -mũi tên xuống chọn Disnable Items -> Go -> click vào A-Tools -> Enable -> Ok -> Đóng tất cả file Excel + Khắc phục lỗi đường dẫn công thức BS SQLVào File -> Option -> Add –Ins -> Nhìn xuống dưới chỗ Manager -> chon Go -> Browse... -> C-Atools -> chọn tới file excel phía dưới -Ok. Đóng tất cả file Excel mở lại.

Link dowload A-Tools: http://bluesofts.net/download/category/4-ph.html

CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP, KẾ TOÁN CẦN LÀM NHỮNG GÌ?

(cập nhật theo các qui định mới nhất của pháp luật)

Đối với các công ty mới thành lập, sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh, kế toán cần chú ý thực hiện các công việc sau:

1/ KHAI THUẾ MÔN BÀI:

- Đối với công ty mới thành lập mà có phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh, thì thời hạn khai và nộp thuế môn bài là ngày cuối cùng của tháng thành lập (theo giấy phép ĐKKD).
- Đối với công ty mới thành lập mà chưa có phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh, thì thời hạn khai và nộp thuế môn bài là 30 ngày kể từ ngày thành lập theo giấy phép ĐKKD.

Chú ý là phải nộp cả tờ khai thuế và nộp tiền thuế môn bài nhé.

Văn bản tham khảo: Thông tư 96/2002/TT-BTC ngày 24/10/2002 hướng dẫn thuế Môn bài và Thông tư 42/2003/TT-BTC ngày 07/05/2003 sửa đổi bổ sungTT 96/2002.

2/ KHAI THUẾ GTGT:

- Doanh nghiệp mới thành lập mà đủ điều kiện đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp KHẤU TRỪ (mới thành lập từ dự án đầu tư hoặc là chi nhánh của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên): gửi Thông báo về việc áp dụng phương pháp tính thuế theo PP Khấu trừ (mẫu 06/GTGT) tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp cùng với hồ sơ đăng ký thuế.
- Doanh nghiệp mới thành lập khác thì áp dụng phương pháp tính TRỰC TIẾP
- Cả 2 phương pháp tính thuế GTGT, doanh nghiệp mới thành lập thì việc khai thuế giá trị gia tăng được thực hiện theo tháng. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay theo quý.
Ví dụ 21: Doanh nghiệp A bắt đầu hoạt sản xuất kinh doanh từ tháng 1/2014 thì từ kỳ khai thuế tháng 1/2014 đến kỳ khai thuế tháng 12/2014, doanh nghiệp A thực hiện khai thuế GTGT theo tháng. Doanh nghiệp căn cứ vào doanh thu của năm 2014 (đủ 12 tháng của năm dương lịch) để xác định năm 2015 thực hiện khai thuế tháng hay khai quý.
- Thông thường công ty mới thành lập thì chưa phát sinh các nghiệp vụ mua bán, nhưng đối với thuế GTGT thì không phát sinh vẫn phải nộp tờ khai. Chính vì thế, kế toán đặc biệt chú ý là ngay tháng thành lập thì phải lập và nộp tờ khai thuế GTGT rồi, chậm nhất là ngày 20 tháng sau. Đối với DN áp dụng phương pháp khấu trừ thì khai thuế GTGT theo mẫu 01/GTGT, phương pháp trực tiếp thì mẫu 04/GTGT.

Văn bản tham khảo: Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành ND 209/2013 và luật thuế GTGT

3/ KHAI THUẾ TNDN:

- Cũng như thuế GTGT, thuế TNDN không phát sinh thì vẫn nộp tờ khai, cho nên chú ý là ngày 30 của tháng đầu quí sau so với quí thành lập, kế toán phải lập và nộp tờ khai thuế TNDN đầu tiên cho cơ quan thuế, theo mẫu 01A/TNDN.
- Cuối năm nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN.

Văn bản tham khảo: Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 hướng dẫn NĐ 218/2013 về thuế TNDN.

4/ KHAI THUẾ TNCN:

- Đối với thuế TNCN, không phát sinh thì không phải nộp tờ khai tháng/quí (mẫu 02/KK-TNCN), nhưng chú ý là vẫn phải nộp tờ khai quyết toán năm (mẫu 05/KK-TNCN)
- Việc khai thuế theo tháng hoặc quý được xác định một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm. Cụ thể như sau:
+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phát sinh số thuế khấu trừ trong tháng của ít nhất một loại tờ khai thuế thu nhập cá nhân từ 50 triệu đồng trở lên khai thuế theo tháng, trừ trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng theo quý.
+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc diện khai thuế theo tháng theo hướng dẫn nêu trên thì thực hiện khai thuế theo quý.
Ví dụ 30: Năm 2014 Công ty A được xác định thuộc diện khai thuế GTGT theo quý thì năm 2014 Công ty A thuộc diện khai thuế TNCN theo quý, không phân biệt trong năm 2014 Công ty A thực tế có phát sinh khấu trừ thuế TNCN trên 50 triệu đồng hay dưới 50 triệu đồng.
Ví dụ 31: Năm 2014 Công ty A được xác định thuộc diện khai thuế GTGT theo tháng; tháng 1, tháng 2 không phát sinh khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ tờ khai nào; tháng 3 phát sinh khấu trừ thuế TNCN tại Tờ khai số 02/KK-TNCN nhỏ hơn 50 triệu đồng và Tờ khai 03/KK-TNCN là 50 triệu đồng (hoặc lớn hơn 50 triệu đồng); Các tháng 4 đến tháng 12 phát sinh khấu trừ thuế TNCN tại các Tờ khai 02/KK-TNCN và 03/KK-TNCN nhỏ hơn 50 triệu đồng thì Công ty A không phải nộp tờ khai của các tháng 1 và tháng 2. Từ tháng 3 Công ty A được xác định thuộc diện khai thuế TNCN theo tháng.

Văn bản tham khảo: Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 hướng dẫn NĐ 65/2013/NĐ-CP về thuế TNCN

5/ HÓA ĐƠN:

- Đối với DN mới thành lập mà đủ điều kiện đăng ký thuế GTGT theo PP Khấu trừ và đã được cơ quan thuế chấp nhận thì: tiến hành đặt in hóa đơn GTGT để sử dụng, sau đó làm thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng ít nhất là 5 ngày. Kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn, thì mỗi tháng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC), chậm nhất là ngày 20 tháng sau. Sau 12 tháng kể từ ngày thành lập thì doanh nghiệp mới đủ điều kiện chuyển sang nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quí.
- Đối với DN mới thành lập nộp thuế GTGT theo PP Trực tiếp thì phải mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng và kể từ ngày mua, cũng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như trường hợp trên.

Văn bản tham khảo: Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 Hướng dẫn NĐ 52/2010 và 04/2014 về hóa đơn

6/ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG:

- Mở tài khoản ngân hàng để giao dịch với khách hàng vì theo quy định hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và chi phí tính thuế TNDN mới được trừ.
- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản, phải thực hiện thông báo số TK ngân hàng cho cơ quan thuế theo mẫu 08/MST.

7/ LAO ĐỘNG VÀ BHXH:

- Nếu DN ký hợp đồng với người lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc: kế toán liên hệ với cơ quan BHXH để làm hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm cho nhân viên.

Văn bản tham khảo: Luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội.

8/ BẢNG ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU
- Nếu là doanh nghiệp có tính chất sản xuất thì phải lập Bảng định mức nguyên vật liệu cho tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp. Riêng qui định nộp cho cơ quan thuế bảng định mức này đã được bãi bỏ kể từ ngày 01/01/2014.

Văn bản tham khảo: Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 hướng dẫn NĐ 218/2013 về thuế TNDN.

9/ THÔNG BÁO PHƯƠNG PHÁP KHẤU HAO TSCĐ:

- Lập và nộp bảng thông bao phương pháp trích khấu hao TSCĐ kể từ ngày phát sinh TSCĐ.

Văn bản tham khảo: Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2014 hướng dẫn chế đổ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ

10/ Riêng, các thủ tục khai báo ban đầu khác như: đăng ký chế độ kế toán áp dụng (theo QĐ 15 hay 48), hình thức kế toán, phương pháp hàng tồn kho, đăng ký KTT... cho cơ quan thuế khi DN mới thành lập thì một số cơ quan thuế bắt buộc, nhưng một số nơi khác thì không.

Chú ý: các biểu mẫu tờ khai thuế thì tham khảo Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013.

ThíchThích ·  · Chia sẻ

Hướng dẫn thiết lập phân quyền trong phần mềm quản lý kho BS Silver

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho. Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp... Phần mềm thực hiện theo chuẩn mực kế toán, tương thích hoàn toàn với phần mềm kế toán của BLUESOFTS, ứng dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho phổ biến như: Bình quân liên hoàn, FIFO (nhập trước, xuất trước), LIFO (Nhập sau, xuất trước) và phương pháp thực tế đích danh. Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng. Phần mềm cho phép chạy qua mạng LAN và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập.

Bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn quá trình thiết lập phân quyền theo nhóm người dùng trong phần mềm quản lý kho BS Silver, các bước thiết lập phân quyền như sau:

Bước 1: Sau khi cài đặt xong phần mềm, các bạn đăng nhập vào phần mềm với "tên truy cập" có quyền cao nhất.

Bước 2: Trong giao diện phần mềm, các bạn vào phần "thiết lập", chọn tới "danh mục Nhóm & Thiết lập quyền".

Bước 3: Sau đó, phần mềm sẽ hiễn thị màn hình danh sách các nhóm.

Tại đây chúng ta cần chú ý: 

   + Tên nhóm, chính là danh sách các nhóm trong phần mềm.

   + Mô tả : Giới thiệu về nhóm để người dùng hiểu về chức năng và quyền của nhóm đấy.

   + Admin: Những nhóm nào được tick vào đây là nhóm đó có quyền cao nhất.

   + K.Hoạt động: Một khi nhóm nào được tick vào đây, thì nhóm đó sẽ ở chế độ đóng, những user trong nhóm này sẽ không có quyền đăng nhập hoặc làm việc trên phần mềm.

=> Sau đó chúng ta chọn nhóm cần phần quyền,"ví dụ nhóm Quản trị" các bạn double click vào tên nhóm.

Bước 4: Sau khi double click vào tên nhóm, sẽ hiễn thị giao diện phân quyền cho nhóm đấy.

Tại đây các bạn cần chú ý như sau:

   + Quyền Admin: Nếu tích vào đấy thì nhóm này sẽ có toàn quyền.

   + K. hoạt động: Khi tick vào đây, nhóm này sẽ ở chế độ không hoạt động, các user trong nhóm này sẽ không đăng nhập và làm việc được.

   + Phân quyền: 

        - Chức năng/menu lệnh: Bao gồm toàn bộ chức năng/menu của phần mềm, khi chúng ta phần quyền sẽ dự vào các chức năng này để phần quyền, xem có cho phép họ sử dụng hay k?

         - ID: mã của các chức năng.

         - Chọn: Khi các bạn tick chọn ở đâu, thì chức năng đó sẽ có toàn quyền.

         - Menu: Nhằm mục đích hiễn thị các chức năng trên phần mềm nếu được tích vào.

         - Xem:  Khi chúng ta tick vào đây, những người dùng sẽ được phép xem chức năng đã tích.

         - Ptint:  Khi chúng ta tick vào đây, những người dùng sẽ được phép In dữ liệu.

         - Tạo:  Khi chúng ta tick vào đây, những người dùng sẽ được phép tạo mới dữ liệu.

         - Sữa:  Khi chúng ta tick vào đây, những người dùng sẽ được phép sữa dữ liệu.

         - Xóa:  Khi chúng ta tick vào đây, những người dùng sẽ được phép xóa dữ liệu.

=> Sau khi hoàn thành xong quá trình phân quyền, các bạn chọn vào Lưu để lưu chế độ phân quyền

Bước 5: Sau khi chọn lưu, các bạn có thể thu gọn danh sách chức năng để xem trong phần mềm gồm những chức năng nào.

Bước 6: Trong thiết lập nhóm, có phần "Gán cho công ty": Ở đây thường dùng cho mô hình công ty mẹ và công ty con. Giả sử chúng ta có 3 công ty, 1 công ty mẹ và 3 công ty con. Nhưng chúng ta muốn những người dùng trong nhóm của ta tạo chỉ dành cho một công ty nào đó, các công ty khác người dùng này không có quyền truy cập. Vậy khi đó chúng ta cần phân quyền cho nhóm này thuộc công ty nào, chúng ta sẽ chọn ở đây.

=> Sau khi hoàn thành quá trình phân quyền, các bạn chọn lưu và đóng màn hình này lại.  Sau đó đăng nhập bằng một tài khoản thuộc nhóm mà bạn đã phân quyền.

Để tìm hiểu thêm và tải bản dùng thử tại đây: http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/bs-silver-phan-mem-quan-ly-kho.html

Hướng dẫn tạo danh sách duy nhất bằng A-Tools

Trong thực tế, để dùng công thức Excel lọc ra danh sách duy nhất của một đối tượng nào đó, chúng ta cần phải có nền tảng công thức chắc chắn, biết vận dùng tổng hợp nhiều loại hàm khác nhau, hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn lọc danh sách duy nhất bằng A-Tools như sau:

Bước 1: Trước tiên chúng ta cần có một file chứa cơ sở dữ liệu,và vùng dữ liệu các bạn cần được đặt tên, ví dụ mình đặt tên là KHO.

Bước 2: Các bạn tạo một sheet mới -> vào menu A-Tools -> chọn tới SQL Builder để vào màn hình tạo công thức.

Bước 3: Trong màn hình A-Tools SQL Buider, các bạn nhìn sang bên phải sẽ thấy tên bảng dữ liệu mình vừa đặt tên -> tiếp theo các bạn click chuột vào tên bảng.

Bước 4: Sau khi chọn ra bảng dữ liệu, các bạn click vào trường cần lấy danh sách duy nhất (ví du: MA_VLSPHH), sau đó các bạn nhìn xuống phần công thức đang hiển thị, bạn click vào nút hình tứ giác, màu xanh da trời có chữ "i" bên trong.

Sau khi click xong bạn sẽ thấy trong công thức sẽ chèn thêm 1 hàm là DISTINCT, tiếp theo bạn click vào núttiếp tục.

Bước 5: Trong màn hình cập nhật vào bảng tính Excel, bạn click vào nút thực hiện.

Bước 6: Tại bảng tính Excel, các bạn sẽ nhận được kết quả là danh sách duy nhất của trường mình cần lấy.

Chỉ cần qua 6 bước cơ bản, bạn sẽ tạo được danh sách duy nhất mà không tốn nhiều thời gian, từ danh sách duy nhất này các bạn có thể tạo các datavalition List để làm điều kiện hoặc hỗ trợ bạn trong một số công việc khác.

Để tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm, các bạn vào đây: Link phần mềm

Hướng dẫn tạo danh sách duy nhất bằng A-Tools

Trong thực tế, để dùng công thức Excel lọc ra danh sách duy nhất của một đối tượng nào đó, chúng ta cần phải có nền tảng công thức chắc chắn, biết vận dùng tổng hợp nhiều loại hàm khác nhau, hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn lọc danh sách duy nhất bằng A-Tools như sau:

Bước 1: Trước tiên chúng ta cần có một file chứa cơ sở dữ liệu,và vùng dữ liệu các bạn cần được đặt tên, ví dụ mình đặt tên là KHO.

Bước 2: Các bạn tạo một sheet mới -> vào menu A-Tools -> chọn tới SQL Builder để vào màn hình tạo công thức.

Bước 3: Trong màn hình A-Tools SQL Buider, các bạn nhìn sang bên phải sẽ thấy tên bảng dữ liệu mình vừa đặt tên -> tiếp theo các bạn click chuột vào tên bảng.

Bước 4: Sau khi chọn ra bảng dữ liệu, các bạn click vào trường cần lấy danh sách duy nhất (ví du: MA_VLSPHH), sau đó các bạn nhìn xuống phần công thức đang hiển thị, bạn click vào nút hình tứ giác, màu xanh da trời có chữ "i" bên trong.

Sau khi click xong bạn sẽ thấy trong công thức sẽ chèn thêm 1 hàm là DISTINCT, tiếp theo bạn click vào núttiếp tục.

Bước 5: Trong màn hình cập nhật vào bảng tính Excel, bạn click vào nút thực hiện.

Bước 6: Tại bảng tính Excel, các bạn sẽ nhận được kết quả là danh sách duy nhất của trường mình cần lấy.

Chỉ cần qua 6 bước cơ bản, bạn sẽ tạo được danh sách duy nhất mà không tốn nhiều thời gian, từ danh sách duy nhất này các bạn có thể tạo các datavalition List để làm điều kiện hoặc hỗ trợ bạn trong một số công việc khác.

Để tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm, các bạn vào đây: Link phần mềm

Hàm DATEDIF trong Excel

DATEDIF là hàm tính toán ngày, tháng, năm trong một khoảng thời gian 

Cú pháp:   =DATEDIF(start_day,end_day,unit) 

Start_day: là ngày đầu 

End_day: là ngày cuối 

Unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép) 

 +  d: số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối 

 +  m: số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối 

 +  y: số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối

 +  md: số ngày lẽ theo số tháng chênh lệch

 +  ym: số tháng lẽ theo số năm chênh lệch

 +  yd: số ngày lẽ theo số năm chênh lệch

Giải các bài toán dùng hàm Datedif sau:

  1. Tính tổng số ngày từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người

  2. Tính tổng số tháng từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người

  3. Tính tổng số ngày lẽ số tháng từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người 

  4. Tính tổng số năm từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người 

  5. Tính tổng số tháng lẽ theo số năm từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người 

  6. Tính tổng số ngày lẽ theo số năm từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người

Đáp án tổng quát:

Bài giải: 

Các bạn tạo một file Excel chưa cơ sở dữ liệu, rồi tiến hành giải từng bài toán trên như sau.

Các bạn tự gõ hoặc copy công thức đưa vào bài toán của bạn, nếu ngày kết thúc là ngày khác ngày hôm nay, các bạn thay hàm today()  bằng ô chứa ngày kết thúc của các bạn. 

Ví dụ: ngày bắt đầu ở ô A1, ngày kết thuc ở ô B1, khi đó để tính tổng số ngày thì ta dùng công thức sau:=DATEDIF(A1,B1,"D"), giá trị trong dối số thứ ba là kiểu text nên các bạn phải cho vào dấu nháy kép,khi đó các bạn copy công thức này xuống cho các ô còn lại để nhận kêt quả.

 

  1. Tính tổng số ngày từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người

      Công thức  = DATEDIF(C10,TODAY(),"D")

 

  2. Tính tổng số tháng từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người

      Công thức  = DATEDIF(C10,TODAY(),"M")

 

  3. Tính tổng số ngày lẽ số tháng từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người 

      Công thức  = DATEDIF(C10,TODAY(),"MD")

 

  4. Tính tổng số năm từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người i

      Công thức  = DATEDIF(C10,TODAY(),"Y")

 

  5. Tính tổng số tháng lẽ theo số năm từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người 

      Công thức  = DATEDIF(C10,TODAY(),"YM")

 

  6. Tính tổng số ngày lẽ theo số năm từ lúc sinh cho tới hôm nay của từng người

      Công thức  = DATEDIF(C10,TODAY(),"YD")

Các bạn tải file đính kèm tại đây: http://www.mediafire.com/download/9cvgakvo9q69acx/vd_datedif.xls

Để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức bổ ích, nhiều hàm cơ bản khác, các bạn tìm hiểu tại khóa học Excel cơ bản của công ty.

Link khóa học: http://www.bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaoexcelcoban.html

Phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp

 (Sưu tầm và chỉnh sữa)

Chúng ta đang kiểm và quản lý kho hàng và hàng tồn kho theo cách nào?

Quản lý hàng tồn kho tốt chính là một trong những nhân tố quan trọng góp phần làm nên thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hàng tồn kho luôn là vấn đề không hề đơn giản vì nó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Theo tôi được biết, hiện nay có 3 phương pháp kiểm kho cơ bản mà các doanh nghiệp thường áp dụng là: kiểm kho theo cách truyền thống bằng sổ sách, sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho và sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp.

     Với cách kiểm kho hàng truyền thống, việc kiểm kho diễn ra thủ công và sai sót, nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho ưu việt và hơn hẵn cách kiểm kho hàng truyền thống, cách này vẫn đang được nhiều công ty, cửa hàng sử dụng rất nhiều. Nhưng quá trình quản lý sẽ gặp rất nhiều vấn đề, yêu cầu người quản lý phải có kiến thức nền tảng về Excel, việc quản lý sẽ mất nhiều thời gian, công sức ví dụ như file Excel quá nặng, hiện tượng đơ máy, mất dữ liệu,... Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp chính là lựa chọn tối ưu nhất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa thất thoát trong quá trình kiểm kho. Người dùng chỉ việc tạo danh sách hàng hóa, làm các nghiệp vụ nhập, xuất kho ... phần mềm tự động xuất ra các báo cáo  từ chi tiết tới tổng hợp, mà người dùng không phải làm công thức,...

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả như thế nào?

1.  Phần mềm quản lý kho giúp việc kiểm soát hàng tồn kho diễn ra dễ dàng và thường xuyên

Cửa hàng của bạn bao lâu kiểm kho 1 lần? hay đã rất lâu rồi bạn chưa tiến hành kiểm kho?. Do tính chất phức tạp của hoạt động này, nên rất nhiều chủ cửa hàng bán lẻ thường ngại ngần tiến hành công tác kiểm kho thường xuyên, dẫn đến tình trạng hàng hoá thất thoát, không kiểm soát được. Nhưng khi sử dụng các phần mềm bán hàng hiện đại có tính năng kiểm kho, việc kiểm kho thường xuyên trở nên dễ dàng hơn khi phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp được tích hợp với các thiết bị đọc mã vạch. Bạn hoàn toàn có thể tiến hành kiểm kho sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số serial…. Việc kiểm kho sẽ rất nhanh chóng và có thể tiến hành thường xuyên.

2.  Phần mềm quản lý kho giúp nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho

Bạn có kế hoạch nhập hàng và cần nắm bắt được chính xác mặt hàng nào còn số lượng bao nhiêu, tổng giá trị hàng tồn kho hiện tại như thế nào…. để có thể đưa ra quyết định nhập hàng, xuất hàng một cách đúng đắn. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ cho bạn con số chuẩn xác trước khi đưa ra các quyết định này. Bởi khi sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, số lượng hàng hóa sẽ được tự động điều chỉnh tăng, giảm tương ứng với mỗi lần nhập hàng, bán hàng hay kiểm hàng tồn kho.

3.  Lập kế hoạch chính xác với phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

Quản lý tốt lịch sử hàng tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Bạn cũng có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác về việc đặt hàng nhà cung cấp. Sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.

4.  Tăng hiệu quả sử dụng vốn

Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu. Phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ đưa cho bạn một báo cáo tồn kho chi tiết với các mặt hàng vượt định mức tối đa hay dưới định mức tối thiểu. Điều này sẽ hỗ trợ người quản lí đưa ra quyết định ngừng nhập hay bổ sung nhập hàng với các mặt hàng nào. Qua đó, tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng vốn bị ứ đọng do nhập quá nhiều bị tồn trong kho.

Để tìm hiểu về phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, các bạn vào đây: http://www.bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/bs-silver-phan-mem-quan-ly-kho.html

Tổng hợp báo cáo bán hàng trong Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

Trong công tác quản lý hàng tồn kho quan trọng nhất là chúng ta phải quản lý tốt quá trình nhập kho, xuất kho và tồn kho. Các báo cáo quản lý kho chiếm một phần không thể thiếu quản lý hàng hóa, từ các báo cáo chi tiết tới tổng hợp, báo cáo lọc theo nhiều điều kiện như theo khách hàng, theo nhóm hàng, theo từng mã hàng, theo một khoảng thời gian cụ thể,... Dưới đây là tổng hợp các báo cáo bán hàng, từ báo cáo hàng xuất tới tổng hợp bán hàng, các loại báo cáo bán hàng có biểu đồ thể hiện theo giá trị xuất hàng theo vụ việc, theo nhóm hàng, ...

 Báo cáo hàng xuất cho phép xem chi tiết từng mã hàng, thông tin khách hàng, số lượng xuất, đơn giá xuất, ... và nhiều thông tin khác.

Báo cáo tổng hợp bán hàng thể hiện quá trình bán hàng, tổng hợp doanh thu, lãi  và nhiều thông tin khác của các mặt hàng khác nhau.

Báo cáo giá trị hàng xuất theo vụ việc thể hiện chi tiết biểu đồ tổng hợp bán hàng theo từng vụ việc.

Báo cáo giá trị nhóm hàng xuất theo vụ việc thể hiện biểu đồ tổng hợp bán hàng theo từng nhóm hàng, cho một hoặc nhiều vụ việc, giá trị thể hiện theo từng khoảng thời gian cụ thể, có lũy kế theo tháng, ...

Để tìm hiểu thêm nhiều chức năng quan trọng mà phần mềm mang lại, các bạn xem tại đây: Phần mềm quản lý kho BS Silver

Tiết kiệm chi phí với phần mềm quản lý bán hàng hiện đại

Tiết kiệm chi phí với phần mềm quản lý bán hàng hiện đại

(Sưu tầm)

Người ta vẫn đùa nhau rằng “hiện đại thì hại điện”, ý nói thứ gì càng tân tiến thì càng tốn nhiều tiền. Mặc dù điều này không đúng hoàn toàn nhưng đa phần trường hợp là vậy, đáng buồn là tâm lý đó lại cản trở quá trình mua sắm của người tiêu dùng rất nhiều. Trong cuộc khảo sát 10.000 chủ cửa hàng bán lẻ trên cả nước của đơn vị thiết kế website Bizweb, 80% câu trả lời đều cho rằng dùng phần mềm quản lý bán hàng vừa tốn tiền vừa rắc rối trong khi phương thức quản lý bằng sổ sách và excel không như thế. Nhận định chủ quan này rất sai lầm, bài viết này sẽ chỉ ra vì sao khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiện đại bạn có thể tiết kiệm được tới 50% chi phí.

1. Không cần đầu tư nhiều thiết bị

Trước khi phần mềm bán hàng xuất hiện thì các loại máy tính tiền đã từng thống trị thị trường, những điểm bán lẻ lớn như siêu thị, cửa hàng tiện ích đều được trang bị. Tuy nhiên, với sự phát triển của ngành bán lẻ như hiện nay thì máy tính tiền đã lộ rõ nhược điểm của mình vì sự hạn chế tính năng. Đây là lúc các phần mềm bán hàng offline ra đời và soán ngôi máy tính tiền bởi sự tiện ích, thuận tiện của mình.

Tuy nhiên, phần mềm bán hàng offline cũng đã trở nên lỗi thời khi nền tảng Internet đang phát triển mạnh mẽ và nhu cầu di chuyển của người dùng tăng cao. Nếu muốn dùng các phần mềm này bạn buộc phải mua trọn gói rồi phải đầu tư dàn máy tính để cài đặt, chi phí đội lên rất nhiều. Ngoài ra, vì ngoại tuyến nên nếu muốn sử dụng bạn buộc phải có mặt tại cửa hàng, rất bất tiện khi cần đi xa. Nhưng đây mới chỉ là 2 trong số nhiều lý do mà chúng tôi đã nhắc tới trong bài viết Ngày tàn của phần mềm quản lý bán hàng truyền thống đã đến mà thôi.

Giờ đây, khi phần mềm bán hàng hiện đại ra đời bạn hoàn toàn không tốn một xu cho chi phí lắp đặt, không cần phải đầu tư những bộ máy cồng kềnh mới có thể vận hành. Chỉ với một chiếc điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng bạn đã có thể kiểm soát được chi tiết quá trình nhập – xuất hàng hóa tại kho hay quản lý việc bán hàng của nhân viên. Thậm chí việc tự động tính toán, truy xuất báo cáo cũng có thể tự động thực hiện trên điện thoại.

Có sự độc đáo này là nhờ nền tảng điện toán đám mây với khả năng lưu trữ không giới hạn và truy cập mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet của phần mềm quản lý bán hàng hiện đại. Sẽ chẳng quá đáng nếu nói bạn có thể bỏ cửa hàng vào túi và mang tới mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại. Như vậy nếu tính ra, chi phí đầu tư ban đầu của phần mềm hiện đại thấp hơn nhiều so với các công cụ tiền nhiệm.

2. Không cần thuê nhiều nhân viên

e

Nếu bạn nghĩ rằng quản lý bằng sổ sách còn tiết kiệm hơn vì chẳng cần máy móc cũng chẳng cần điện thoại, thì rất tiếc bạn lại nhầm rồi. Sổ sách của bạn có thay thế nhân viên kho được không? Sổ sách của bạn có thay thế nhân viên kế toán được không? Sổ sách của bạn có thay thế một quản lý trưởng được không? Câu trả lời chắc hẳn là “Không”, nhưng với phần mềm quản lý bán hàng hiện đại thì luôn là “Có”.

Lý do rất đơn giản, phần mềm hiện đại được trang bị tính năng quản lý kho, cho phép bạn biết rõ hiện tại mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết, thậm chí sản phẩm nào đang bán chạy để lên kế hoạch nhập xuất phù hợp. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể phân quyền nhân viên, lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch của họ để phát hiện gian lận nếu có. Tính năng báo cáo tuyệt vời sẽ cho bạn biết doanh thu, chi phí trong bất cứ thời điểm nào mà bạn muốn một cách chính xác nhất. Quá tuyệt vời đúng không! Và thử tính xem, bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu chi phí tiền thuê nhân viên?

Đọc đến đây bạn còn nghĩ “hiện đại là hại điện” nữa không? Nếu vẫn đắn đo thì cứ dùng thử miễn phí 15 ngày Phần mềm quản lý bán hàng hiện đại để trải nghiệm trước khi quyết định cũng không muộn!

Dưới đây là link tìm hiểu phần mềm quản lý kho hiện đại và chuyên nghiệp, các bạn vào link sau để tìm hiểu nhé: Link phần mềm